Jedes Unternehmen und jede Organisation hat unzählige Arbeitsprozesse. In der Regel bedeutet das: Dokumente werden innerhalb einer Abteilung oder über verschiedene Abteilungen weitergereicht, geändert oder gelöscht. Das Informationsmanagement wird schnell komplex und abstimmungsintensiv. Das führt zu hoher Reibung, Fehlern und kostet letztlich viel Geld.  

Drei klassische Situationen, wie Arbeitsprozesse ablaufen:

  • Ein Arbeitsprozess findet auf Papier statt – zum Beispiel, wenn Anmeldungen per Post oder Fax zugeschickt werden. Der Nachteil: Die Informationen müssen im Nachhinein digitalisiert werden. Das kostet Zeit.
  • Ein Arbeitsprozess wird über Excel- oder Word-Dokumente organisiert. Zum Beispiel wird eine wichtige Datei per E-Mail hin- und hergeschickt. Der Nachteil: Häufig florieren mehrere Versionen im Haus. Ein fehleranfälliger Prozess.
  • Ein Arbeitsprozess wird über eine Software organisiert. Diese Software ist allerdings nur lokal auf einem oder einigen wenigen Rechnern vorhanden. Der Nachteil: Der Arbeitsprozess kann nicht von überall erledigt werden – etwa von einem anderen Standort oder vom Home Office aus.

Seit 1997 entwickeln wir Webanwendungen und helfen unseren Kunden dabei, solche Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten. Exemplarisch stellen wir Ihnen hier fünf Beispiele aus unserer Arbeit vor.

Beispiel 1: Eine Webanwendung für den Gemeinsamen Bundesausschuss (G-BA)

Der G-BA ist das oberste Beschlussgremium der gemeinsamen Selbstverwaltung der Ärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten, Krankenhäuser und Krankenkassen in Deutschland.

Früher: Rund 1.800 Krankenhäuser in Deutschland meldeten jährlich ihre Fallzahlen an den G-BA. Hierfür mussten Verantwortliche in den Krankenhäusern eine PDF-Datei ausdrucken und ausfüllen. Das Dokument wurde dann per Fax an eine Fachabteilung im G-BA gesendet und dort von einer Sachbearbeiterin in eine Datenbank übertragen. Der Prozess verursachte einen hohen manuellen Arbeitsaufwand und war zudem anfällig für Übertragungsfehler.

Heute: Im Auftrag des G-BA haben wir eine Webanwendung entwickelt, die über einen geschützten Bereich auf der Webseite erreichbar ist. Die Krankenhäuser bekommen individuelle Zugangsdaten geschickt und tragen damit ihre Fallzahlen selbst ein. Zur Dokumentation können sie sich ein automatisch generiertes Formular ausdrucken. Für die Fachabteilung im G-BA gibt es außerdem Reporting-Möglichkeiten – zum Beispiel welches Krankenhaus noch keine aktuellen Fallzahlen hinzugefügt hat.

Hier erfahren Sie mehr zum Projekt.

Beispiel 2: Eine Webanwendung am Point-of-Sale für „meine-Energie“

Kunden der Volks- und Raiffeisenbanken können am Schalter günstige Strom- und Gasverträge abschließen. Dahinter steht die innovative Energiegenossenschaft „meine-Energie eG“, für die wir ein Vertriebsportal mit einer Webanwendung neu entwickelt haben.

Die Bankmitarbeiter können mit Hilfe der Webanwendung direkt am Schalter die Adresse oder Postleitzahl des potenziellen Kunden eingeben und so einen Preisvergleich mit allen Versorgern durchführen. Anschließend können sie die Vertragsdaten eintragen und den fertigen Vertrag zum Unterschreiben ausdrucken – angepasst auf die individuellen Formulare der Genossenschaft meine-Energie eG vor Ort.

Die Daten werden automatisch an ein Kundenverwaltungssystem übertragen. Eine komfortable Lösung, die zu schnellen Ergebnissen führt.

Hier erfahren Sie mehr zum Projekt.

Beispiel 3: Ein webbasiertes Audit für die SIZ GmbH

Die SIZ GmbH ist ein Spezialdienstleister unter anderem für IT-Sicherheit. Unter anderem führt sie ein Audit für ein ISO-konformes Informationssicherheits-Management durch, das von über 450 Kunden genutzt wird.

Früher: Für die Zertifizierung gab es einen umfangreichen Fragekatalog. Die Kunden mussten zahlreiche Informationen aus unterschiedlichen Abteilungen zusammentragen. Hierzu wurde ein Word-Dokument „auf die Reise“ geschickt. Schnell waren mehrere Versionen im Umlauf, die später zusammengeführt werden mussten. Der Vorgang war sehr arbeits- und abstimmungsintensiv, da der Überblick jederzeit gewahrt werden musste.

Heute: Der kundenspezifische Fragenkatalog wird als Datei in eine Webanwendung hochgeladen. Die Mitarbeiter loggen sich ein, um den maßgeschneiderten Fragekatalog zu bearbeiten. Dabei kann die Beantwortung von Fragen auch direkt über das System an andere Personen delegiert werden, die automatisch eine Einladung per E-Mail erhalten. Jeder Benutzer sieht nur die Fragen, für die er zuständig ist oder die er delegiert hat. Die Projektverantwortlichen können jederzeit den Gesamtstatus erkennen. So kann eine vollständige Dokumentation deutlich schneller und einfacher stattfinden.

Hier erfahren Sie mehr zu den technischen Leistungen im Projekt.

Beispiel 4: Anmeldeformular für JUGEND für Europa

Zahlreiche junge Menschen leisten im europäischen Ausland einen Freiwilligendienst in einer Organisation. Vor ihrer Abreise besuchen sie ein Begleitseminar, um auf ihren Aufenthalt vorbereitet zu werden. Hierfür finden Seminare in ganz Deutschland statt, an denen pro Jahr gut tausend junge Menschen teilnehmen. Dies wird von der deutschen Agentur für das EU-Programm „Erasmus + JUGEND IN AKTION“ koordiniert. Für die Agentur haben wir ein Webportal und eine Webanwendung programmiert, um diesen Prozess zu vereinfachen.

Früher: Die Freiwilligen-Organisationen schickten Word- und PDF-Dokumente an eine zentrale Stelle innerhalb der Agentur. Dort wurde geprüft, an welchen Terminen und Seminarorten noch Plätze zur Verfügung standen. Es kam häufig zu parallelen Anfragen und immer wieder zu Überbuchungen.

Heute: Die Organisationen loggen sich in eine Webanwendung ein und buchen ihre Seminare selbst. Es wird automatisch angezeigt, wie viele freie Plätze an dem jeweiligen Termin und Seminarstandort vorhanden sind. Der Anmeldeprozess wurde so für alle Seiten deutlich vereinfacht. Für die deutsche Agentur führt die Webanwendung zu einer jährlichen Kosteneinsparung im fünfstelligen Bereich.

Hier finden Sie mehr Informationen zu dem Projekt.

Beispiel 5: Die Bibliothek der webfactory

Wahrscheinlich haben Sie es auch schon gesehen: In unserem Eingangsbereich haben wir eine kleine Fachbücherei angelegt. Über 200 Fachbücher stehen dort in den Regalen. Unser Wissensdurst ist noch lange nicht gestillt und so wächst unsere Bibliothek stetig.

Früher: Immer wieder stellten wir uns intern die Frage: Wer hat gerade welches Buch ausgeliehen? Es kostete Zeit und Mühe durch die Büros zu gehen und nachzufragen. Zumal es dringend sein konnte, wenn man ein Detail zu einem aktuellen Problem nachschlagen wollte.  

Heute: Mittlerweile hilft uns eine Webanwendung, um den Überblick zu behalten. Nach dem Kauf werden die Bücher per Barcode-Scan in eine Datenbank eingepflegt. Wer sich ein Buch ausleiht, öffnet auf seinem Smartphone eine App und scannt es mit einer QR-Code-Software. Nach wenigen Sekunden ist in der Datenbank automatisch eingetragen, wer das Buch entliehen hat.

Hier geht es zu unserer webfactory-Bibliothek.

Sie haben ein Buch gefunden, das Sie interessiert? Dann kommen Sie doch auf einen Kaffee vorbei! Sie können gerne vor Ort in das Buch reinschnuppern und es sich bei uns ausleihen. Wir freuen uns über Ihren Anruf oder Ihre E-Mail.

Wir freuen uns über Feedback und Diskussionen via @webfactory!