Effizientere Prozesse durch Schnittstellenintegration

Datenflüsse verbessern

Unsere Leistung hilft kleinen und mittleren Unternehmen sowie Organisationen dabei, vorhandene Software-Schnittstellen ihrer Anwendungen optimal zu nutzen. Durch eine Integration entlang der Prozessketten lassen sich manuelle Arbeitsschritte und Medienbrüche reduzieren. So werden Abläufe beschleunigt und die Datenqualität im Unternehmen verbessert.

Wir analysieren mit Ihnen die Ausgangslage und untersuchen die technischen Möglichkeiten der individuellen Situation. Gemeinsam entwickeln wir ein Konzept, wie die Integration verschiedener Systeme Mehrwert schaffen kann.

Bei Bedarf können wir individuelle Lösungen umsetzen und den laufenden Betrieb übernehmen.

Medienbrüche kosten Zeit und verursachen Aufwand

IT-Systeme sind die Basis für viele betriebliche Abläufe: Buchhaltung, Warenwirtschaft oder ERP, Pflege der Kundenbeziehungen über CRM, ein Online-Shop, ein internes Kommunikationstool und vieles mehr. Nur selten bildet eine umfassende, vollständig integrierte Lösung alle Anforderungen ab. Unternehmen setzen daher typischerweise auf eine Kombination unterschiedlicher Software-Lösungen.

Aber was bedeutet das für die Abläufe? Nehmen wir als Beispiel an, ein neuer Kunde erteilt den ersten Auftrag. In der Warenwirtschaft muss der Kunde als Stammdatensatz angelegt werden, bevor der Auftrag kommissioniert werden kann. Die Buchhaltung benötigt die Daten später zur Rechnungsstellung. Der Vertrieb pflegt die Kundenbeziehung und die genutzten Produkte im CRM – und so weiter.

Hand aufs Herz: Wie laufen diese Prozesse bei Ihnen ab? Erfolgt die interne Datenweitergabe per E-Mail? Werden Auftragsdokumente in Papierform weitergereicht?

Derartige Medienbrüche führen dazu, dass Daten an verschiedenen Stellen wiederholt eingegeben werden. Das bedeutet Mehrarbeit, mögliche Eingabefehler und kostet Zeit im Prozessablauf. Im ungünstigsten Fall verzögert sich die Auftragsabwicklung, weil beispielsweise Material nicht aus dem Lager entnommen werden kann, solange die Information noch nicht vom Vertrieb über die Buchhaltung zur Lagerlogistik weitergegeben wurde.

Unser Vorgehen in Schnittstellen-Integrationsprojekten

Jedes Projekt ist anders, denn es kommt immer auf die individuelle Kombination von Software(s) und betrieblichen Abläufen an. Die Projekte folgen aber einer bewährten Struktur.

Analyse und Beratung Am Anfang steht das Verstehen. Gemeinsam schauen wir uns Ihre Abläufe an: Wo werden Daten heute manuell übertragen oder mehrfach eingegeben? Welche Prozesse kosten unverhältnismäßig viel Zeit? Wir helfen Ihnen, die Stellen zu identifizieren, an denen eine Automatisierung den größten Effekt hat und wirtschaftlich lohnend ist.

Technische Bestandsaufnahme Welche Software ist bei Ihnen im Einsatz, welche Schnittstellen bieten diese Systeme an? REST, SOAP, XML-RPC, Webhooks, JSON… das technische Vokabular müssen Sie nicht kennen. Wir klären mit den beteiligten Software-Anbietern, welche Integrationsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Konzeptentwicklung Auf Basis der Analyse erstellen wir ein Umsetzungskonzept: Welche Systeme sollen verbunden werden? Welche Daten fließen wann und in welche Richtung? Wie werden Sonderfälle und Fehler behandelt? Das Konzept schafft Klarheit, bevor es in die Umsetzung geht.

Umsetzung Für die technische Realisierung gibt es verschiedene Wege: Standard-Integrationstools, cloud-basierte Automatisierungsplattformen oder eine individuelle Entwicklung, die exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Gemeinsam suchen wir den Ansatz, der technisch, wirtschaftlich und organisatorisch zu Ihrer Situation passt.

Betrieb und Überwachung Nach Projektabschluss muss die Integrationslösung auch betrieben und überwacht werden: Schnittstellen ändern sich bei Software-Updates, Daten enthalten manchmal überraschende Sonderfälle, gelegentlich ist ein System nicht erreichbar. Wir überwachen den laufenden Betrieb aktiv, erkennen Probleme frühzeitig und und kümmern uns um Lösungen, bevor stille Fehler sich zum handfesten Problem auswachsen.

Häufige Fragen zur Schnittstellenintegration

Was kostet so ein Projekt?

Das lässt sich nicht ohne eine Analyse des Einzelfalls sagen. Der Aufwand hängt stark davon ab, welche Systeme beteiligt sind, ob fertige Konnektoren existieren oder eine Individualentwicklung nötig ist, und wie komplex die Geschäftslogik ist. Wir versuchen, Ihnen möglichst früh einen überschlägigen Kostenrahmen zu nennen, damit die Wirtschaftlichkeit des Projekts sichergestellt wird.

Was sind die Herausforderungen in Integrationsprojekten?

Software-Systeme treffen immer Annahmen über die Struktur und Zusammenhänge der Daten. An der Schnittstelle zwischen Systemen ist es daher in der Regel notwendig, eine Art Übersetzung zwischen beiden Seiten zu gewährleisten. Technisch spricht man vom „Mapping“.

Im Idealfall fließen dann saubere Daten von A nach B. Die Realität ist aber komplizierter: Was passiert, wenn ein Datensatz auf der Zielseite schon existiert? Wenn ein Pflichtfeld fehlt? Wenn eine Bestellung storniert wird, nachdem sie bereits übertragen wurde? Für jeden Ausnahmefall braucht es auch eine definierte Antwort.

Auch organisatorisch sind Schnittstellen-Integrationsprojekte mit höherem Aufwand verbunden, da die Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Beteiligten im eigenen Unternehmen und bei den externen Anbietern erfolgen muss.

Wie lange dauert die Umsetzung, und was bedeutet das für unseren laufenden Betrieb?

Auch das hängt vom Einzelfall ab. Eine einfache Punkt-zu-Punkt-Verbindung zwischen zwei Systemen mit gut dokumentierten Schnittstellen ist in einem Projekt über wenige Wochen umsetzbar. Komplexere Vorhaben mit mehreren beteiligten Systemen, aufwändigem Datenmapping oder notwendiger Individualentwicklung können deutlich länger dauern.

Für den laufenden Betrieb gilt: Eine sorgfältig geplante Integration lässt sich in der Regel parallel zum Alltagsgeschäft einführen.

Hilfreich und unserer Erfahrung nach ratsam ist es, wenn alle beteiligten Systeme über eine vom Produktivbetrieb getrennte Test- oder Entwicklungsumgebung verfügen. So lässt sich die Integration entwickeln und prüfen, ohne dass Auswirkungen auf den laufenden Betrieb entstehen. Ob das möglich ist oder welche Alternativen genutzt werden können, klären wir früh im Projekt.