Projektreferenz
Tempo im Einkauf: Online-Anwendung statt Excel-Listen
Dutzende E-Mails, Telefonate, Antworten in Excel zusammenführen, und zwar für jeden Beschaffungszyklus erneut. Für ein mittelständisches Unternehmen, dessen Produktionsplanung direkt von Materialverfügbarkeit und volatilen Preisen abhängt, war das ein strukturelles Problem.
Unsere Case Study zeigt, wie sich Beschaffungsprozesse optimieren lassen.
Projektvorschau und Kunde Projektvorschau und Kunde
Wir haben mit unserem Kunden Vertraulichkeit zu den Details dieses Projekts vereinbart. Daher wurde der Screenshot zur Illustration des Anwendungsfalls mit KI generiert.
Die Ausgangslage
Ein produzierendes Unternehmen der Kreislaufwirtschaft mit 200 Mitarbeitenden benötigt eine Reihe spezieller Vorprodukte, die von etwa zwei Dutzend Händlern europaweit bezogen werden können. Die verfügbaren Mengen sind stark begrenzt und die Händler arbeiten mit Tagespreisen. Materialverfügbarkeit und Einkaufspreis haben maßgeblichen Einfluss auf die Produktionsplanung.
Zur Planung der mittelfristigen Produktion erhält der Einkauf eine Liste der im Idealfall zur beschaffenden Vorprodukte und Mengen.
Das Problem: E-Mail, Telefon und Excel kosten Zeit
Ein Team von mehreren Personen kontaktiert die Ansprechpartner der Lieferanten per E-Mail und Telefon, um Angebote für die gewünschten Artikel und Mengen einzuholen. Oft sind mehrere Anrufe oder E-Mails notwendig, um Rückfragen und Angaben zu klären.
Die in den E-Mails und Telefonaten zurückgemeldeten Verfügbarkeiten und Preise trägt der Einkauf in einem Excel-Sheet zusammen. Dabei werden Lieferant, Artikel, verfügbare Menge und Stückpreise erfasst. Es dauert mehrere Arbeitstage, bis alle Informationen in der Excel-Liste stehen und je Vorprodukt eine Übersicht mit verfügbaren Mengen, Grenzkosten und Anbietern erstellt werden kann.
Etablierte Zusammenarbeit
Durch die Umsetzung der Website und eines Online-Produktkatalogs mit Schnittstelle zur Warenwirtschaft bestand bereits eine Geschäftsbeziehung mit der webfactory.
Das eigene IT-Team des Kunden hatte so eine gute Vorstellung von unseren Leistungen und entwickelte gemeinsam mit uns das Konzept für eine Anwendung, die die Beschaffung effizienter gestalten sollte.
Anschließend wurde webfactory auch mit der technischen Realisierung beauftragt, die über einen Projektzeitraum von drei Monaten erfolgte.
Die Lösung
In der entwickelten Individualsoftware erfasst der Einkauf die gewünschten Vorprodukte und Wunschmengen. Die Ansprechpartner aller Lieferanten sind ebenfalls im System hinterlegt und erhalten automatische Anfragen per E-Mail, sobald neuer Bedarf eingetragen wird.
Über einen in der E-Mail enthaltenen Link gelangt jeder Lieferant in einen individuellen, zugangsgeschützten Bereich der Online-Anwendung. Dort sieht er alle gewünschten Produkte und Wunschmengen. Für jede Position kann er die angebotene Menge, Stückpreise und die Gültigkeitsdauer des Angebots eingeben oder alternativ ein Angebot ablehnen.
Unmittelbar mit der Angebotsabgabe stehen die Informationen so in einer zentralen Datenbank zur Verfügung. Sie werden zur weiteren Nutzung in einem automatisch aktualisierten Dashboard aufbereitet.
In der Übersicht ist für jedes einzelne Vorprodukt auf einen Blick zu sehen, welche Angebote vorliegen. Es zeigt die insgesamt verfügbaren Bestände, die Grenzkosten des Einkaufs in Abhängigkeit der Menge und die verbleibende Restlaufzeit der Angebote.
Wenn die Entscheidungen zur Beschaffung getroffen sind, nimmt der Einkauf wie zuvor Kontakt mit den Lieferanten auf und erteilt die Aufträge.
Ergebnisse
Die für die Planung relevanten Informationen sind mit der neuen Lösung in Echtzeit verfügbar, auch während die Angebotsphase noch läuft und noch nicht alle Lieferanten auf die Anfrage reagiert haben. Oft sind damit Entscheidungen innerhalb eines Arbeitstages möglich.
Die Abläufe des Einkaufs werden substanziell entlastet, da ein großer Teil der Kommunikation vereinfacht wird. Insbesondere die Auswertung der Antwort-E-Mails und die Übernahme der angebotenen Preise in die zentrale Excel-Kalkulation entfällt.
Die Eingabemasken für Lieferanten wurden in englischer Sprache verfasst. Sie sind einfach aufgebaut und leicht verständlich. Daher ist eine Einarbeitung oder Schulung der Lieferanten nicht notwendig. Das System hat für die Lieferanten außer einem normalen Internet-Browser keine weiteren Voraussetzungen. Es benötigt bei den Lieferanten keine Anpassungen an Software, Schnittstellen oder ähnliches.
Bonus: Wertvolle Daten
Durch die datenbankgestütze Erfassung aller Beschaffungszyklen mit den Preisangeboten und Mengen aller Lieferanten entstehen im Unternehmen wertvolle Datenreihen.
Die strukturiert und mit Zeitangaben erfassten Angebote lassen sich perspektivisch auswerten und als Eingabe für Prognose- oder Trendmodelle verwenden. Damit könnte es für den Einkauf möglich werden, Preistrends oder schwindende Verfügbarkeit im Markt frühzeitig zu erkennen.
Das kommt Ihnen bekannt vor?
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