Zwischen Kundenanfrage und Angebot: Wie wir mit „Trello“ Aufträge feinjustieren

Trello ist eine webbasierte Projektmanagement-Software. Die Oberfläche ist schlicht, die Bedienung ist intuitiv und zeitsparend. Genau so, wie wir es auch für Webanwendungen beanspruchen, die wir für unsere Kunden entwickeln.

Wir nutzen Trello täglich für die Planung. Auch in der Angebotsphase hat es sich als nützliches Tool erwiesen. Der erste Kontakt mit einem Kunden verläuft meistens so: Wir führen ein Telefonat und sprechen grob über das Projekt. Anschließend erhalten wir ein Anforderungsdokument – meistens eine Word- oder PDF-Datei, in der die Features aufgelistet sind, die wir entwickeln sollen. Der Kunde erwartet anschließend ein Angebot.

Genau hier, zwischen Anfrage und Angebot, haben wir einen Zwischenschritt eingeführt, der sich bewährt hat.

Wir legen für das Projekt ein eigenes „Trello-Board“ an. Per E-Mail-Einladung kann genau festgelegt werden, wer Einblick in das Projekt hat. So haben wir und unser potenzieller Auftraggeber mit seinen relevanten Mitarbeitern den Zugriff.

Im Board listen wir die Features auf, inklusive unserer Aufwandeinschätzung. Meistens erstellen wir auch eine Liste mit Annahmen, Ideen und Fragen. Hier ein realitätsnahes Beispiel:

Innerhalb eines einzelnen Features legen wir Checklisten an. Dort beschreiben wir näher, welche Aufgaben zu erledigen sind, um das Feature zu erstellen. Außerdem können wir dort noch Kommentare oder Anhänge einfügen, Fristen setzen und verantwortliche „Mitglieder“ hinzufügen.

Diese Form hat drei wesentliche Vorteile:

1. Überblick: Es kostet unseren Kunden Zeit und Mühe eine mehrseitige PDF „durchzuarbeiten“ – erst Recht, wenn wir dort alle technischen Details auflisten. Trello dagegen bietet einen schnellen Überblick und gleichzeitig die Möglichkeit, bei Bedarf in die Tiefe zu gehen. Durch die vertikale und horizontale Struktur ist mehr Platz vorhanden. Die einfache Bedienung macht es angenehm, das Projekt zu erkunden, auch für Projektteilnehmer, die sich noch nicht auskennen.
2. Interaktivität: Ein PDF oder eine Word-Datei sind statische Dokumente, die auf einem einzigen Rechner liegen. Wird etwas geändert, entsteht sofort eine neue Version. Trello dagegen ist eine interaktive Webanwendung, auf die gleichzeitig mehrere Personen Zugriff haben können. Wir können gemeinsam am Board besprechen, welches Feature wie viel Aufwand produziert. Wichtige Features verschieben wir nach oben, andere löschen wir vielleicht wieder oder fügen Kommentare hinzu. Das Board passt sich dynamisch und in Echtzeit an.
3. Feinjustierung: Viele IT-Entwicklungsprojekte werden teuer, weil Auftraggeber und Auftragnehmer zu wenig miteinander sprechen. Das trifft besonders auf die Angebotsphase zu, in der noch unklar ist, ob man miteinander arbeitet. Doch hinter jedem geforderten Feature stecken zahlreiche Gedanken, Probleme, Wünsche, Versuche und Erfahrungen. Je besser wir dies verstehen, desto erfolgreicher das Projekt. Über Trello können wir die Feinjustierung vornehmen und die Hintergründe klären.

Und was ist mit dem offiziellen Angebot in PDF-Form? Natürlich verschicken auch wir ein solches Dokument. Aber erst, wenn wir verstanden haben, welche Features unseren Kunden wirklich wichtig sind und wenn wir unsere Fragen geklärt haben. So können wir anschließend ein passgenaues Angebot schreiben.

Nach der Auftragsvergabe

Das Board begleitet uns durch den gesamten Projektverlauf. Unser Kunde hat die komplette Zeit Zugriff und sieht jederzeit, woran wir aktuell arbeiten. Häufig ändern sich die Anforderungen im Laufe des Projektes. Bei Trello verursacht dies praktisch keine Bürokratiekosten. Zum einen, weil in Trello schnell ein Kommentar eingefügt ist oder eine Checkliste erweitert wird. Zum anderen, weil wir unseren Aufwand in T-Shirt-Größen einschätzen und damit Spielraum haben. Wir bleiben flexibel und klammern uns nicht an unserer Anfangseinschätzung. Trello ist ein organisatorischer Baustein für unsere agilen Entwicklungsmethoden.

„Inside webfactory“ – drei weitere Beispiele:

• Der 10000. Fall für Inspektor Kiwi: Wie wir unsere E-Mails im Griff haben
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