Unser Besprechungs-Stundenplan

Sebastian Kugler  ·  25. September 2020

In der webfactory haben wir über mehrere Jahre einen eingespielten Besprechungsrhythmus entwickelt. Seit Corona finden die Besprechungen als Videokonferenzen statt (via Google Meet), aber Rhythmus und Aufbau haben sich nicht geändert.

Wir beginnen mit ein paar grundsätzlichen Erkenntnissen, die dem Kalender zugrunde liegen. Anschließend stellen wir unsere internen Teambesprechungen vor: die Wochenplanung, die Daily Standups und der Wochenrückblick sowie die "Internen Baustellen" und die Geschäftsführungsbesprechungen. Im letzten Teil gehen wir dann auf unsere regelmäßigen Kundenbesprechungen ein: Den Jour Fixe in Fokusprojekten sowie die Backlog-Abstimmungen.

Die Basics: Warum machen wir das alles?

Ein paar Grundüberlegungen haben uns bei der Entwicklung des unseres Terminkalenders geleitet.

Was ist schlecht an Besprechungen?

Besprechungen kosten Arbeitszeit, die nicht für die eigentliche Tätigkeit (z. B. Programmieren) zur Verfügung steht.

Sie kosten zudem Energie und Kraft, gerade wenn sie lang sind, und sie können langweilen. Das passiert vor allem dann, wenn nicht alle Teilnehmer das gleiche Interesse an den besprochenen Themen haben, oder wenn sie inhaltlich nicht von der Stelle kommen und sich "im Kreis drehen".

Alleine die Terminfindung für eine Besprechung kann hohen Koordinationsaufwand verursachen, insbesondere wenn ein gemeinsamer Termin für viele Teilnehmer gefunden werden muss.

Was ist gut an Besprechungen?

Der Hauptvorteil an Besprechungen ist, dass persönliche Treffen der Kommunikationskanal mit der höchsten Bandbreite sind. D. h. man hört die Worte, sieht gleichzeitig Mimik und Gestik des Gegenübers und kann direkt Rückfragen stellen oder durch Mimik Feedback geben (Cockburn 2007, S. 124 f.). Das ist wertvoll, wenn mit dem Kunden gemeinsam konzeptionelle Fragen diskutiert werden oder Feedback zu Zwischenständen eingeholt wird, aber auch, wenn wir uns untereinander darüber austauschen, wie es uns geht und was uns beschäftigt.

Projektbesprechungen sind häufig auch ein Ort für zufälligen Erkenntnisgewinn: Während man über eine konkrete Frage mit dem Kunden spricht, bemerkt man, dass man eine Anforderung an anderer Stelle falsch verstanden hatte – oder findet eine viel einfachere Lösung als geplant, weil klar wird, dass eine als hart erachtete Anforderung gar nicht wichtig ist.

Besprechungen können ein schneller, einfacher Weg sein, um mehrere Personen gleichzeitig über ein Thema zu informieren. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Thema für alle Teilnehmer relevant ist oder die Information kurz gehalten werden kann, sonst führen Vorträge schnell zu Langeweile und Unaufmerksamkeit.

Zu guter Letzt: Die Tatsache, dass feste Besprechungstermine vereinbart und bekannt sind, führt zu einer Reduktion der ungeplanten Kommunikation. Bevor wir unsere festen Freitagsmeetings hatten, sind Teamdiskussionen häufig spontan beim Mittagessen entstanden und haben ungeplant einen großen Teil des Nachmittags eingenommen. Jetzt kann man ein Besprechungsthema auf die Tagesordnung für das Teammeeting setzen und hat bis dahin sogar noch Zeit, eine vorbereitende E-Mail zu schreiben, was die Qualität der Besprechung verbessert. In den (Fokus-) Kundenprojekten haben wir einen ähnlichen Effekt beobachtet: Da alle wissen, dass es zweimal pro Woche feste Besprechungstermine gibt, rufen Kunden uns nicht mehr zwischendurch an, wenn sie neue Ideen fürs Projekt haben, sondern sammeln sie bis zum nächsten Jour Fixe – und umgekehrt müssen wir unsere Kunden nicht mit Anrufen unterbrechen, um Fragen zu klären.

Feste Termine, (fast) ohne Wenn und Aber

Unsere Termine haben ein festes Zeitraster. Das ist hat mehrere Vorteile:

  • Es ist sichergestellt, dass die Besprechungen stattfinden und man sie nicht "vor sich herschiebt" (z. B. einen Abstimmungstermin mit dem Kunden erst vereinbart, wenn man glaubt, ganz fertig zu sein).

  • Der Koordinationsaufwand ist minimal, weil jeder die Termine im Kalender hat und seine sonstige Planung darauf ausrichten kann.

Was für ein großer Vorteil das ist, merken wir jedes Mal, wenn jemand auf die Idee kommt, doch eine Verschiebung für einen einzelnen Termin vorzuschlagen – plötzlich fängt das Suchen im Kalender nach freien Zeitfenstern an und ein aufwändiger Abstimmungsprozess.

Aus diesen Gründen haben wir auch die Regel, dass alle grundsätzlich Termine stattfinden, egal wer anwesend ist. D. h. es kommt auch vor, dass bei unserer "interne Baustellen"-Besprechung, die wir später noch genauer vorstellen, drei Kolleg*innen in Abwesenheit der Mehrheit des Teams über das weitere Vorgehen entscheiden oder die Wochenplanung zu zweit erfolgt. Im Bezug auf die internen Baustellen und die Wochenrückblicks-Workshops haben wir uns anfangs die Frage gestellt, welche Entscheidungen das Team eigentlich treffen darf, wenn es nicht vollzählig ist. Dazu haben wir keine formale Entscheidung getroffen, aber es gab auch noch keinerlei Konflikt, weil jemand sich übergangen fühlte. Wichtig scheint uns da Fingerspitzengefühl und Rücksichtnahme im Team und auch eine gute Kommunikation über die geplanten Themen und Entscheidungen zu sein.

Eine Ausnahme gibt es: Termine, die auf Feiertage fallen, werden verschoben, und zwar von Montags auf den ersten Arbeitstag in der Woche und von Freitags auf den letzten Arbeitstag. Ob die Dienstags- und Donnerstagstermine in Kundenprojekten verschoben werden oder ausfallen, entscheiden wir mit dem Kunden je nach Projektlage.

Die Teambesprechungen in der webfactory

Nach den ganzen Vorüberlegungen werden wir jetzt endlich konkret und stellen wie versprochen unseren Besprechungs-Stundenplan vor. Wir starten mit unseren internen Besprechungen.

Unsere Arbeitswoche wird eingerahmt von zwei Besprechungen, an denen in der Regel das gesamte Team teilnimmt: Der Wochenplanung am Montag Morgen und dem Wochenrückblick am Freitag Nachmittag.

Wochenplanung

Termin: Montags 9:45 Uhr. Dauer: 15-30 Minuten

Die Wochenplanung dient dazu, uns über die Termine und Aufgaben der Woche abzustimmen und uns einen Überblick über den aktuellen Status unserer Projekte zu verschaffen. Im Zentrum der Wochenplanung steht unser unternehmensweites Kanban-Board in Trello.

Tagesordnung der Wochenplanung:

  • Ankoppeln ("Wie bin ich heute hier?"/"Wie war mein Wochenende/mein Start in die Woche?") – kurzes Statement von allen Teilnehmern. Wir haben festgestellt, dass es schön ist, wenn man weiß, ob die Kollegen gerade voller Energie sind oder einen schlechten Start hatten, und darauf Rücksicht nehmen kann.

  • Lob aus Lob-Kasten verteilen. Wir haben einen (inzwischen virtuellen) Lobkasten, in dem jeder eine Notiz hinterlässt, der sich über einen Kollegen gerade besonders gefreut hat. Montags wird das Lob dann im Kreis des Teams vorgelesen.

  • Anwesenheit/Termine durchsprechen, ggf. vervollständigen. Alle Termine, Urlaube oder sonstige Abwesenheiten haben eine Karte auf dem Kanban-Board. Wir gehen die Planung für die Woche kurz durch, damit jeder Bescheid weiß.

  • Individuell Überblick über die Doing-Spalte gewinnen: Sind noch Aufgaben in Doing, die in Vergessenheit geraten sind und Aufmerksamkeit brauchen? Was kann schnell erledigt werden? Was ist vielleicht schon fertig und versehentlich noch nicht in Done gezogen?

  • Wer braucht jemand anderen, um bei einer Aufgabe weiterzukommen? Bei der Wochenplanung ist eine gute Gelegenheit, sich mit anderen zu verabreden, um ein Problem zu lösen.

  • Wer braucht noch Fokus für die Woche? Eine Frage, die bei uns schon seit langem meist niemanden mehr betrifft. Falls jemand nicht weiß, was er sinnvollerweise tun sollte, können wir das an dieser Stelle klären.

  • Möchte jemand am Freitag einen Vortrag oder Workshop halten oder ein Projekt vorstellen? Ein kurzer Stupser, eventuell für Freitag eine Präsentation vorzubereiten, die man immer schon halten wollte.

Im Anschluss an die Wochenplanung findet üblicherweise noch eine Besprechung des aktuellen Fokusprojekt-Teams zum Fokusprojekt statt sowie bilaterale Besprechungen zwischen denjenigen, die in der Besprechung angemeldet haben, dass sie Hilfe/Abstimmung brauchen.

Für die Moderation haben wir eine Checkliste auf einer wöchentlich automatisch für das Meeting generierten Trello-Karte, sodass jeder im Team das Meeting moderieren kann.

Wochenrückblick

Termin: Freitags 14:30. Dauer: ca. 1 Stunde

Unser Workshop am Freitag dient dem Rückblick auf die Woche sowie Präsentationen und Diskussionen im Team zu Themen, die persönlich im Kreis des gesamten Teams besprochen werden sollen.

Die Tagesordnung:

  • Protokollant bestimmen (wir führen jedesmal Protokoll, damit Abwesende nachlesen können und wir eine Gedächtnisstütze haben)

  • Spotlights der Done-Spalte: Auf unserem Kanban-Board können wir erledigte Aufgaben, mit einem "Spotlight"-Label versehen. Alle Spotlights werden Freitags kurz vorgestellt – das betrifft z. B. Dinge, über die man sich besonders gefreut hat, aber auch Fallen, vor denen man andere warnen möchte, kurz: Alles, was in Done ist und irgendwie noch mal erwähnt werden soll,

  • Gefühlslage: Wie hat sich meine (Arbeits-) Woche angefühlt? Wie zufrieden bin ich?

Diese Standard-Tagesordnung kann bei Bedarf um weitere Punkte ergänzt werden, z. B. die Vorstellung eines Projekts oder eines Tools, oder auch Teamentscheide und -diskussionen. Insbesondere bei Teamdiskussionen hat es sich bewährt, diese gut vorzubereiten (z. B. durch eine vorbereitende E-Mail ans Team, in der man die Idee skizziert, über die man gerne sprechen möchte, oder die Entscheidung, die man treffen möchte).

Die Tagesordnung ist wie bei der Wochenplanung eine Checkliste auf der Trello-Karte für den Wochenrückblick. Diese Karte wird schon eine Woche vor der Besprechung automatisch erzeugt, sodass jeder im Laufe der Woche die Möglichkeit hat, Themen hinzuzufügen.

Daily Standup

Termin: Dienstag bis Freitag 9:45 Uhr. Dauer: 5-10 Minuten

Jeder berichtet kurz, woran er heute arbeiten wird und ob ihn oder sie etwas blockiert bzw. er Unterstützung braucht. Gelegentlich gibt es Unterstützung und Hinweise auch sofort, wenn jemand anders aus der Runde das Problem schon kennt. Im Anschluss klären einzelne Teilnehmer (z. B. Product Owner/Projektmanager und Entwickler oder Backend und Frontend) häufig noch konkrete Fragen aus Projekten, die am Tag vorher aufgetreten sind.

Auch die Teilnahme an Meetings (z. B. Projekt-Jour-Fixe) wird häufig im Standup abgesprochen.

Das Standup hat aus meiner Sicht folgende Funktionen:

  • Es regt dazu an, sich vorher Gedanken zu machen, was man für den Tag plant

  • Es ist eine Möglichkeit für andere, zu merken, wenn ich in einer Aufgabe feststecke, und mir Hilfe anzubieten

  • Es ist ein Synchronisationspunkt (im Anschluss ist Zeit, spontan konkrete Fragen zu besprechen, ohne den Kollegen aus der Arbeit zu reißen)

Früher haben wir auch die Frage gestellt "was habe ich gestern getan", aber das hatte wenig Nutzen und machte das Standup langatmig.

Interne Baustellen

Termin: jeden ersten Freitag des Monats 10 Uhr. Dauer: 1-1,5 Stunden

Einmal im Monat haben wir eine besondere Besprechung. Sie trägt den sperrigen Namen "Status 'Interne Baustellen' und ggf. Entscheidung über das nächste ToDo". Die Idee hinter dieser Besprechung ist, sicherzustellen, dass wir Themen und Prozesse, die für uns als Firma oder Team intern wichtig sind, nicht vergessen. In Kundenprojekten gibt es ja jemanden von außen, der im Zweifel daran erinnert, dass er etwas braucht – bei internen Projekten passiert es leicht, dass sie weniger Aufmerksamkeit bekommen, als sie bräuchten.

Interne Baustellen sind oder waren beispielsweise "Mitarbeitersuche", "Hosting-Umzug nach Frankfurt", "Arbeitszeitverkürzung (aka 30-h-Woche)", "webfactory-Website" oder "Was wir in allen Kundenprojekten berücksichtigen wollen".

Für die Besprechung haben wir folgenden Ablauf festgelegt:

3 Zeiteinheiten à 25 Minuten mit je 5 Minuten Pause (in der Pause sollte nicht weiter diskutiert werden). Jede Timebox endet pünktlich. Die Moderation dieser Meetings wechselt und der Protokollführer ist immer der Moderator des nächsten Meetings.

  1. Begrüßung: Kurzer Überblick über das Meeting, Klärung, wer Protokoll schreibt und wer auf die Zeit achtet (kann der Moderator selbst sein)

  2. Status der aktuellen internen Baustellen (sollten die im letzten Meeting besprochenen und ggf. zwischendurch ungeplant begonnenen sein). Pro Baustelle:

    1. Kurzer Rückblick auf den Stand beim letzten Meeting durch den Moderator (anhand des Protokolls)

    2. Bericht über den aktuellen Stand durch den Kapitän (also denjenigen, der die Verantwortung für das Thema übernommen hat)

    3. Feedback-/Frage-/Meinungsrunde

  3. Möchte jemand neue Themen vorstellen, die wir ins Backlog aufnehmen sollten?

  4. Wollen wir neue Themen beginnen? Wenn ja welches und wer übernimmt die Kapitänsbinde und wer ist beteiligt? Wie geht es los? Erstes Brainstorming/"Briefing" durch das gesamte Team direkt im Meeting?

  5. Abschluss (Alles gesagt? Brauchen wir mehr Zeit und wenn ja, wann geht es weiter? Protokoll vollständig/Aufgaben klar?)

Wir versuchen, nicht mehr als drei interne Baustellen gleichzeitig zu bearbeiten – also neue interne Baustellen erst dann anzufangen, wenn eine alte abgeschlossen ist.

Das monatliche Meeting stellt zwar nicht automatisch sicher, dass es zwischen den Besprechungen tatsächlich auch weitergeht, aber es schafft Aufmerksamkeit für die Themen, die wir uns als Team vorgenommen haben zu bearbeiten. Und es stellt einen Ort dar, wo wir als Team gemeinsam entscheiden, ob wir ein Thema anfangen wollen.

Die Besprechung ist stärker und anders strukturiert als unsere anderen Besprechungen. Das hat den Grund, dass wir früher gerade bei den internen Themen, die alle angehen, leicht in lange Diskussionen geraten sind. Das strenge Timeboxing mit Pflichtpausen hat uns sehr dabei geholfen, in solchen Diskussionen innezuhalten und ein bisschen Abstand zu gewinnen.

Geschäftsführungs-/Strategie-Jour-Fixe

Termin: Mittwochs. Dauer: ca. 2 Stunden

Ursprünglich hatte ich diesen Termin gar nicht auf dem Schirm für diesen Beitrag, aber tatsächlich ist er für uns nicht unwichtig: Eine feste Besprechungszeit jede Woche für die Geschäftsführung, in der wir an Führungsthemen arbeiten.

Wir haben fast keine formale Hierarchie in der Firma, es gibt nur die beiden Gründer und Geschäftsführer und "alle anderen". Da die webfactory sehr teamorientiert aufgestellt ist und die meisten Entscheidungen durch das ganze Team getroffen bzw. getragen werden, haben wir Gründer uns lange auch als ganz normale Teammitglieder gesehen, mit den gleichen Rechten und Pflichten wie alle anderen. Dabei haben wir übersehen, dass das zumindest in unserer aktuellen Aufstellung als GmbH mit zwei Gesellschafter-Geschäftsführern de facto nicht so ist und wir zwangsläufig eine andere Stellung als die anderen haben. Da immer wieder Themen aufkommen, die im Geschäftsführerkreis abgestimmt oder bearbeitet werden müssen, haben wir diesen jetzt einen festen regelmäßigen Termin eingeräumt, was sich sehr bewährt hat.

Kundenbesprechungen

Neben den internen Besprechungen haben wir auch regelmäßige Kundenbesprechungen.

Jour-Fixe in Fokusprojekten

Termin: Dienstags und Donnerstags 10:30 Uhr. Dauer: ca. 1 Stunde.

Ein Fokusprojekt ist für uns ein Projekt, auf das die Firma sich gerade fokussiert und an dem sie mit einem Team von mehreren Entwicklern arbeitet. Wir versuchen aufgrund unserer Teamgröße von insgesamt 10 Personen, nicht mehr als ein Fokusprojekt gleichzeitig zu bearbeiten, um uns auf dieses wirklich konzentrieren zu können und im Team noch Kapazität übrig zu behalten, parallel Ad-Hoc-Aufgaben für unsere anderen Kunden erledigen zu können. Typischerweise teilen wir das Team immer auf in eine Fokusprojekt-Fraktion und eine Ad-Hoc-Fraktion. Die Aufteilung wechselt im Laufe des Jahres.

Teilnehmer am Fokusprojekt-Jour-Fixe sind immer diejenigen Entwickler, die dem Kunden etwas präsentieren möchten und Feedback brauchen oder Fragen zur Aufgabenstellung haben und zusätzlich grundsätzlich eine Person, die Hauptansprechpartner für den Kunden ist und Kontinuität sicherstellt.

Die Themen für den Jour-Fixe sammeln wir vorab als Checkliste auf einer Projektmanagement-Trello-Karte, die wir für das Fokusprojekt in der Doing-Spalte unseres Kanban-Boards haben.

Jeder Entwickler stellt seine Fragen grundsätzlich selbst und bekommt auch die Antwort aus erster Hand. Dieses Vorgehen ist unsere Näherung an das vierte der zwölf Prinzipien hinter dem Agilen Manifest: "Fachexperten und Entwickler müssen während des Projektes täglich zusammenarbeiten." Für Projekte unserer Größenordnung ist eine tägliche Zusammenarbeit mit dem Kunden nicht erforderlich bzw. findet vorrangig in einer Konzeptionsphase am Anfang des Projekts statt. Die enge Abstimmung zweimal pro Woche hat sich aber sehr bewährt und erfüllt aus unserer Sicht den Zweck des Prinzips ziemlich gut.

Den Jour-Fixe am Dienstag nutzen wir auch zur Präsentation des aktuellen Budgetstands. Da wir Projekte in der Regel mit einem agilen Festpreis oder nach Aufwand abrechnen, gibt dies dem Kunden jederzeit den Überblick über das noch verfügbare Budget und Eingriffsmöglichkeiten, wenn er Prioritäten anders setzen möchte.

Backlog-Abstimmung

Termin: Individuell vereinbart, 10:30 oder 14:30 Uhr. Dauer: ca. 1 Stunde.

Derzeit haben wir eine lange Warteliste für Ad-Hoc-Aufgaben (Aufträge mit einer Größenordnung von unter 10 Personentagen). Wir arbeiten grundsätzlich first-in-first-out, d. h. neue Aufgaben reihen sich am Ende der Liste ein.

Um trotzdem sicherzustellen, dass wir die Aufgaben entsprechend ihrer Priorität für den Kunden abarbeiten, hat es sich für uns bewährt, uns einmal monatlich mit jedem Kunden abzustimmen. Wir bereiten dafür einen Auszug aller Aufgaben des Kunden aus unserem Backlog vor, aus dem die jeweilige Position der Aufgabe in der Warteliste hervorgeht. Wir können dann über die als nächstes Anstehenden Aufgaben sprechen und der Kunde bekommt auch die Möglichkeit, Aufgaben im Backlog zu tauschen, um dringendere Arbeiten auf Kosten weniger dringender Arbeiten zu beschleunigen.

Fazit

Für uns hat sich der Besprechungskalender in der aktuellen Form sehr bewährt. Er stellt sicher, dass jedes Thema seine Zeit hat, nichts zu kurz kommt und wir uns gleichzeitig auch nicht in Dinge vergraben. Auch wenn es viele feste Termine sind, nimmt ja lange nicht jedes Teammitglied an jeder Besprechung teil, sodass reichlich Zeit für konzentrierte Arbeit bleibt.

Worauf wir noch keine Antwort gefunden haben, ist eine Zeit für das Standup, an der wirklich jeder teilnehmen kann. Gerade seitdem wir im Corona-bedingten Homeoffice sind, experimentieren einige mit einer Verschiebung des Arbeitstages hin zu deutlich späterem Arbeitsbeginn. Die sieht man dann manchmal nur Montags oder Freitags, was ich persönlich schade finde. Für andere hingegen ist 9:45 schon fast die Mitte des Arbeitstages.

Wie laufen Besprechungen bei euch? Habt ihr mehr oder weniger Termine? Andere Themen? Wir freuen uns, von euch zu hören.

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Sebastian Kugler

Diplom-Kaufmann, Geschäftsführer

Der leidenschaftliche Organisator mit Schwäche für selbstorganisierende Systeme ist immer zur Stelle, wenn es irgendwo hakt. Wenn er nicht gerade mit Zahlen jongliert, mit Kunden an Projekten tüftelt oder unsere Entwicklungsprozesse verschlankt, übt sich das Multitalent privat in Agilität und schwimmt, radelt oder läuft durch die Bonner Stadtgeschichte. Weil ihm Bonn noch lange nicht genug ist, schwimmt, radelt  oder läuft er dann einfach weiter. Ganz nach dem Motto “Never touch a running system”.